Jak wybrać firmę świadczącą outsourcing kadr i płac?

Outsourcing to nowoczesne rozwiązanie, które pozwala przedsiębiorcom zlecić prowadzenie księgowości innemu podmiotowi. Pracownicy firmy mogą skupić się na swoich podstawowych zadaniach. Takie rozwiązanie to również redukcja kosztów. Uzyskuje się ją chociażby poprzez redukcję zatrudnienia na stanowiskach administracyjnych, brak konieczności rekrutowania specjalistów z zakresu kadr i płac czy ograniczenie wydatków, które wynikają z częstych i nieprzewidzianych zmian prawa. Czym kierować się przy wyborze zewnętrznego biura rachunkowego?

Określ cel i zakres usług

Zanim zaczniemy przeszukiwać oferty, powinniśmy sporządzić plan, który zawierać będzie nasz główny cel i założenia finansowe. Musimy zdecydować, jaki zakres usług nas interesuje. Ustalmy, czy zależy nam na samej obsłudze księgowości, kadr i płac, czy także na czynnościach miękkich, takich jak zarządzanie rozwojem pracowników i szkoleniami. Następnie sprawdźmy interesujące nas firmy. Informacje, na które należy zwrócić uwagę w pierwszej kolejności, to ich stabilność finansowa, doświadczenie i referencje dotychczasowych klientów.

Postaw na profesjonalizm

Dobra firma outsourcingowa zawsze będzie dostosowywała swoje usługi indywidualnie do potrzeb każdego klienta. Dziś możemy liczyć nie tylko na fachowe świadczenie usług, ale również na rzeczowe doradztwo. Współpracujący z nami księgowy staje się naszym partnerem, który stale szuka kreatywnych propozycji na ułatwienie naszej pracy. Profesjonalna firma daje dostęp do wysoko wyspecjalizowanych konsultantów i najnowszych technologii oraz systemu, który jest wydajny i dostosowany do zmian prawa.

Sprawdź jakim oprogramowaniem dysponuje dana firma

Outsourcing kadrowo-płacowy jest właściwie niemożliwy bez odpowiednich systemów informatycznych. Ponieważ zlecone przez nas czynności odbywają się na odległość, to każda firma pracuje w oparciu o specjalistyczne oprogramowanie. Na rynku jest wiele dostępnych rozwiązań, dlatego warto zainteresować się i tą kwestią. Najważniejszy jest zakres funkcjonalności, sposób dostępu klienta do bazy danych i jej zabezpieczenia. Przykładem takiego systemu może być FlexiHRM. Umożliwia on obsługę wszystkich dokumentów pracowniczych, dając do nich wygodny i nieograniczony dostęp. Jest to o tyle ważne, że outsourcing kadr i płac musi odbywać się sprawnie i szybko, jeżeli taka zmiana w naszej firmie ma mieć jakikolwiek sens.

Przeanalizuj umowę

Jeżeli zdecydujemy się już na konkretne przedsiębiorstwo, bardzo ważna jest treść umowy, którą podpisujemy. Powinna ona zawierać zapisy związane z bezpieczeństwem, które regulują zagadnienia poufności danych. Ważna jest też kwestia momentu rozpoczęcia świadczenia usług oraz ich ewentualnego zakończenia. W umowie muszą znaleźć się warunki wypowiedzenia oraz (w razie nierzetelności świadczonych usług) odpowiednie kary umowne. Kluczowe są też zapisy związane z zabezpieczeniem i przekazaniem danych po zakończeniu współpracy. Jednak najważniejsze są ustalenia o odpowiedzialności firmy zewnętrznej. Powinny określać wymagania dotyczące terminowości zamawianych usług oraz konsekwencje w przypadku pomyłek. Dużym atutem będą warunki związane z zakresem odpowiedzialności wobec instytucji takich jak ZUS czy Urząd Pracy.

Przejście na outsourcing w zakresie księgowości czy też kard i płac to poważna decyzja. Trzeba podejść do tematu z głową i wybrać właściwą firmę, która rzetelnie zajmie się powierzonymi zadaniami. Warto, by była to firma nowoczesna, która chętnie korzysta z rozwiązań IT dla biznesu, dzięki czemu możemy szybko uzyskać odpowiedzi i istotne dane, jeśli akurat będziemy ich pilnie potrzebować.    

Inspirowane: flexisolutions.pl – rozwiązania it dla biznesu